Cửa Hàng Điện Nước Ninh Hà

Triển khai sử dụng hộp thư điện tử công vụ trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn thành phố Pleiku

Ngày đăng bài: 03/06/2014

Nhằm tăng cường việc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước trên địa bàn thành phố, Ủy ban nhân dân thành phố Pleiku yêu cầu các cơ quan, ban, ngành và UBND các xã, phường thuộc thành phố tăng cường công tác tuyên truyền phổ biến, quán triệt Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước; Chỉ thị số 07/2013/CT-UBND ngày 30/7/2013 của UBND tỉnh Gia Lai về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Gia Lai; Kế hoạch số 424/KH-UBND ngày 18/02/2014 của UBND tỉnh về tiếp tục triển khai sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh (trừ các văn bản, tài liệu mật và các tài liệu khác theo quy định) thông qua hệ thống thư điện tử công vụ (http://mail.gialai.gov.vn) đến cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC).

Tất cả CBCCVC đều được cấp hộp thư điện tử cá nhân, trường hợp cấp mới hoặc thay đổi thì cơ quan có văn bản đề nghị kịp thời với UBND thành phố Pleiku (Quan phòng Văn hóa và Thông tin để tổng hợp đề xuất với Sở Thông tin và Truyền thông cung cấp hộp thư). Hộp thư điện tử của cơ quan do nhân viên văn thư quản lý để nhận và gửi văn bản điện tử. Tất cả CBCCVC có trách nhiệm quản lý và sử dụng hộp thư điện tử của cá nhân mình một cách có hiệu quả, bảo mật trong giao dịch công vụ.  Các thông tin trao đổi bằng văn bản điện tử trong nội bộ các cơ quan thành phố (Giấy mời họp nội bộ; tài liệu dự thảo phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của cơ quan; tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc) không cần gửi kèm văn bản giấy.

Các văn bản gửi cho các cơ quan khác, sau khi được lãnh đạo cơ quan phê duyệt (ngoài các loại văn bản nêu ở mục 7 dưới đây), trước mắt gửi theo hai phương thức: văn bản giấy song hành với văn bản điện tử nhưng phải đồng nhất nội dung và gửi về địa chỉ “nơi nhận” của công văn quy định.  Việc kiểm tra hộp thư (cơ quan và cá nhân) phải được tiến hành ít nhất 02 lần/buổi (đầu buổi và sau giữa buổi) trong các ngày làm việc.  Các loại tài liệu, văn bản hành chính đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy.

Các cơ quan, đơn vị, CBCCVC phải sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ trong quá trình xử lý, giải quyết công việc nhà nước để đảm bảo an toàn, an ninh thông tin, không được sử dụng hệ thống thư điện tử khác (không chính thống, miễn phí) cho giao dịch công vụ. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, UBND các xã phường thuộc thành phố có trách nhiệm chỉ đạo tăng cường sử dụng hệ thống từ năm 2014.

Triển khai mở rộng việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản điều hành đến các xã, phường để khai thác các chức năng gửi, nhận văn bản điện tử.

Theo đó, Văn phòng HĐND&UBND thành phố triển khai từ Quý III năm 2014: tất cả các văn bản (giấy mời; tài liệu tham khảo, góp ý; các dự thảo văn bản; tài liệu hội nghị trực truyến) do UBND thành phố ban hành khi gửi tới các cơ quan, ban ngành, UBND các xã phường thuộc thành phố (trừ các văn bản có quy định mật) đều gửi dưới dạng điện tử qua địa chỉ thư điện tử công vụ của cơ quan hoặc cá nhân. Đồng thời, đăng tải trong mục Thông báo của Trang thông tin điện tử của thành phố Pleiku và từ Quý IV/2014  không gửi văn bản giấy. Các loại văn bản khác thực hiện theo hai hình thức văn bản điện tử có kèm theo văn bản giấy để lưu trữ theo quy định.

Các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, phường chủ động bố trí ổn định nhân lực đảm bảo công tác triển khai sử dụng hộp thư điện tử công vụ trong các cơ quan nhà nước.

Phòng Văn hoá – Thông tin là cơ quan hỗ trợ, tư vấn về công nghệ thông tin, hộp thư điện tử công vụ cho các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, phường.
 

Thuỷ Tiên